مفهوم عملية الاتصال و مكونات و معوقات عملية الاتصال
مفهوم عملية الاتصال :
يمكن تعريف الاتصال على أنه عملية تواصل مستمر بين طرفين تحكمها عوامل ومؤثرات كثيرة، وعملية الاتصال عملية منهجية بمعنى أنه يحدث عبر فترة زمنية فما حدث في الماضي له تأثيراً على ما يحدث الآن، وما يحدث الآن سوف يؤثر على ما سيحدث في المستقبل، والاتصال يتكون من سلسلة من الأنشطة تتضمن الاستماع والتأمل ، والتعبير والاختبار ، وكذلك التغيرات في الشعور والسلوك والاتصال هو عملية تبادل المعلومات والأفكار بين الناس.
كما أن الاتصال عملية يتم من خلالها نقل رسالة معينة أو مجموعة من الرسائل من مرسل أو مصدر معين إلى مستقبل، أما الاتصال الجماهيري فهو ذلك النمط من الاتصال الذي يتم بين أكثر من شخصين لإتمام العملية الاتصالية والتي غالبا ما تقوم بها بعض المؤسسات أو الهيئات عن طريق رسائل جماهيرية. والاتصال هو نقل أو انتقال للمعلومات والأفكار والاتجاهات أو العواطف من شخص أو جماعة لآخر أو للآخرين من خلال رموز معينة.[^↑]
مكونات عملية الاتصال :
إن عملية الاتصال لا تنتهي بمجرد أن تصل الرسالة من المرسل إلى المرسل إليه (المستقبل)، كما يعني أن هناك العديد من العوامل والمؤثرات الوسيطة بين الرسالة والمتلقي بما يحدد تأثير الاتصال. وفي هذه الفقرة نستعرض لكم نبذة مختصرة وموجزة عن مكونات عملية الاتصال المتصلة والمتداخلة والمترابطة مع ظروف نفسية واجتماعية تؤثر في النهاية على انتقال المعلومات والأفكار بين الأفراد و الجماعات وهي على النحو التالي:
- المرسل (مصدر الرسالة) : المقصود به الشخص الذي يبدأ عملية الاتصال وهو الذي يقوم بإعطاء المعلومات وهو مرسل الرسالة. ويجب أن يكون المرسل ملم بالمعلومات، وذا اتجاهات سليمة، وشخصية مؤثرة، وله طريقة مقنعة في المناقشات والمحاورات.
- المستقبل (متلقي الرسالة) : المستقبل هو الشخص أو الأشخاص المتلقين للرسالة، ويجب أن يكون لديهم استعداد لتقبل الرسالة والقدرة على فهمها مع عدم وجود أي معوقات قد تمنعهم من تقبل الرسالة مثل العوامل الاجتماعية والعادات والتقاليد …ألخ.
- الرسالة : هي محتوى الاتصال بين الطرفين ويجب أن تكون واضحة وسهلة ومفهومة حتى يكون الاتصال ناجحاً.
- الوسيلة : وهي الطريقة التي يستخدمها المرسل لنقل الرسالة. وهناك وسائل عديدة يمكن للمرسل أن يستخدمها بشرط أن تكون ملائمة لمحتوى الرسالة وتكون في مستوى استيعاب المرسل إليه.
- التغذية الراجعة: كل عملية اتصال يجب أن يكون لها نتيجة أو أثر وهذا ما يسمى بالاستجابة أو التغذية الراجعة وقد يكون هذا الأثر إيجابياً أو سلبياً حيث أنه يعبر عن مدى التغير في المعلومات وأحاسيس واتجاهات المستقبل. وعادة ما يهتم المرسل بمعرفة أثر الرسالة في المستقبل ومدى نجاح عملية الاتصال.
أنواع وطرق الاتصال :
هناك أكثر من طريقة للاتصال إما لفظية أو غير لفظية ويجب استخدام كل من الطريقتين معاً للوصول إلى الهدف المنشود. وأنواع الاتصال هي:
الاتصال اللفظي :
ويعني الاتصال بالتخاطب أو باللغة المكتوبة لنقل المعاني والمشاعر والأفكار ويمكن أن يكون عن طريق:
- الاتصالات الشفهية: إجراء المقابلات الشخصية والجماعية حيث تنقل الرسالة بالكلام عن طريق المحادثة والمناقشة.
- الاتصالات الكتابية: تنقل فيها الرسالة عن طريق الخطابات والمذكرات والتقارير والنشرات والرسومات.
- ويختلف استخدام الأفراد الكلمات من مكان إلى آخر ومن منطقة إلى أخرى ويعتمد على مدى فهم كل من المرسل والمستقبل للكلمات والمعاني وكيفية استخدامها في التعبير عنها. ومن أهم الأشياء التي تؤثر على الاتصال اللفظي نبرة الصوت، وطريقة الكلام، وفن الرد على التساؤلات، واللغة ….ألخ.
الاتصال غير اللفظي :
يعبر عن طريقة تبادل المعلومات أو الرسائل بدون استخدام الكلمات. ويتم فيه الاتصال باستخدام حركات الجسم المختلفة. وهذه التعبيرات هي التي توضح مدى تقبل المستقبل للمعلومة المعطاة أو مدى رضاه عنها ودرجة تفهمه لها أكثر من التعبير بالكلام ويمكن أن تتم هذه التعبيرات بالأفعال والتصرفات مثل (اللمس ــ المسافة بين المتحدثين ــ نبرات الصوت ــ تعبيرات الوجه واليدين ــ حركة العيون وتعبيراتها ــ الابتسام ــ العبوس أو تعبيرات الحرن والسعادة …. إلخ).
الوسائل المختلفة لتوصيل المعلومات :
- أولاً ــ من شخص إلى شخص: وتشمل الحديث غير الرسمي، والمقابلة السابقة للتخطيط، والمكالمة الهاتفية، والتقارير، والسجلات، والرسائل والخطابات.
- ثانياً ــ بين المجموعة المختلفة: وتشمل الاجتماع غير الرسمي والاجتماعات السابقة للترتيب، والتجهيز ونقل الرسائل عن طريق وسائل الإعلام واستخدام لوحة الإعلانات واستخدام الوسائل السمعية والبصرية المختلفة.
قواعد الاتصال الفعال :
أن من شأن القواعد التالية أن تجعل من عملية الاتصال عملية أكثر إبداعاً وفعالية:
- اجذب الانتباه ــ الفت انتباه الناس إليك.
- وضح الرسالة ــ اجعلها بسيطة ومباشرة (لن يتذكرها أحد إذا لم تكن مفهومة) .
- أظهر الفائدة المرتقبة ــ عرف الجمهور بالفائدة التي ستعود عليهم .
- أعتمد الثبات ــ يتعلم الناس بالتكرار ، تكلم بصوت واحد وكرر الرسالة نفسها مرة بعد مرة مستخدماً جميع وسائل الاتصال.
- خاطب العقل والقلب معاً ــ إن الاتصال الفعال لايكتفي بتقديم التعليلات المنطقية فحسب بل يقدم قيمة عاطفية حقيقية أيضاً.
- اعمل على ترسيخ ثقة الجمهور بك ــ لن يشتري المستهلك من بائع لا يثق به، لذا فإن الاتصال الفعال لا يقتصر على الصدق في الرسالة فحسب بل يتوخاه في كل ما يحيط بها.
- استخدام الأسئلة ــ للبحث عن المعلومات والمساعدة على تفهم المستفيد والأشخاص الآخرين ، طرح الأسئلة المباشرة المرتبطة بما يُقال. ويمكن استعمال الأسئلة ذات الإجابات المستفيضة والجمل المفتوحة التي تساعد المستفيد على الاستمرار في الحديث والتي توضح أن المرسل يستمع جيداً ويهتم بما يُقال. ويجب على المرسل أن يتجنب الأسئلة التي تبدأ بلماذا وكيف لأن إجابتها تكون مغلقة ومختصرة.
- تلخيص الأحاسيس ــ العمل على إعادة صياغة ما قاله المستفيد بالنسبة لمشاعره واتجاهاته والعمل على تقديم مشاعره ووضعها في كلمات وجمل من صياغة المعرض للتأكد من تفهمها الجيد.
معوقات عملية الاتصال :
معوقات تتعلق بالمرسل، مثل :
- عدم فهم خصائص المستفيد أو استخدام اللغة غير المناسبة لفهم المرسل إليه.
- أيضاً عدم الإهتمام سواء بموضوع الرسالة أو المرسل إليه.
- عدم توافر الخلفية الكافية عن موضوع (موضوع الرسالة).
- وجود اتجاهات سلبية وعدم القدرة على الإقناع لدى المرسل وعدم الإنصات الجيد والرغبة في التحدث طوال الوقت وانشغال المرسل أثناء الالاتصال بموضوع آخر.
- عدم اختيار الكلمات الصحيحة واستخدامها في المكان المناسب وإعطائها للشخص المناسب في الوقت المناسب.
- استخدام المرسل لرموز لفظية لها أكثر من معنى مما يتسبب في عدم فهم المعنى الصحيح لها.
- وجود عوائق انفعالية وشخصية لدى المرسل تعوق عملية الاتصال.
معوقات تتعلق بالمستقبل (المرسل إليه)، مثل :
- أن تكون الرسالة غير واضحة سواء في المحتوى أو اللغة المستخدمه مما يؤدي إلى عدم فهم المعنى الحقيقي لها.
- عدم وجود استعداد لتقبل الرسالة لدى المستفيد ، وقد يكون ذلك بسبب انشغاله بموضوعات أخرى أكثر أهمية بالنسبة له.
- التأثر بالمعتقدات السائدة في المجتمع التي قد تتعارض مع الرسالة فيكون مصيرها الرفض.
- العوامل النفسية مثل القلق أو الخوف أو الشك في دوافع المرسل قد تقف حائلاً بين المرسل والمستفيد وتهدم عملية الاتصال.
معوقات تتعلق بالرسالة :
- أن تكون الرسالة غير واضحة وصعبة وتتعارض مع الخبرات السابقة للمستفيد.
- قد تكون الرسالة في بعض الأحيان غير متعلقة بالموضوع و غير كاملة وقد يكون هناك نقص في المعلومة المعطاة أو معلومات خاطئة أو تفيض عن احتياجات المستفيد مما يؤثر في قدرته على استيعابها وفهمها.
معوقات تتعلق بالوسيلة :
- قد تكون الوسيلة غير مناسبة ولا يوجد عند المرسل خبرة في كيفية استخدامها وكيفية اختيار الوسيلة المناسبة للمجموعة من حيث السن والتعليم والخبرات السابقة وما إلى ذلك.
- قد يكون هناك نقص في الوسائل السمعية والبصرية وعدم توافرها عند إجراء عملية الاتصال.
معوقات تتعلق برد فعل المستقبل (المرسل إليه) :
يجب على المرسل أن يعمل على معرفة رد فعل المرسل إليه ومدى استجابته لما دار في المناقشات وإذا ما كانت عملية الاتصال ناجحة أم لا وإذا لم يستطع المرسل إيصال الرسالة المعنية للمستقبل بوضوح فإن ذلك يعوق عملية الاتصال.
معوقات طبيعية أو بيئية :
هناك عوائق تظهر في البيئة وقد تعوق تطبيق عملية الاتصال بين الطرفين مثل:
- المناخ أو المكان غير المريح.
- حد وث أصوات مزعجة.
- ضجيج مؤقت أو مستمر يعوق الحديث.
- انخفاض الصوت فجأة.
- وجود حاجز أو مسافة كبيرة بين المتحدث والمستقبل للحديث.
