أهمية التخطيط وخطوات عملية التخطيط
أهمية التخطيط و خطوات عملية التخطيط؛ وظيفة التخطيط من الوظائف الإدارية التي لا يمكن للمنظمة أو الشركة الاستغناء عنها، حيث تهدف هذه الوظيفة إلى تحديد الأهداف المستقبلية والسياسات والرؤية للمنظمات والمؤسسات وطرق تحقيق هذه الأهداف. ويعتبر التخطيط مرحلة التفكير بالمستقبل التي تسبق التنفيذ وهو جهد موجه مقصود ومنظم يهدف إلى تحقيق أكبر قدر ممكن مِن المكاسب بأقل قدر ممكن من التكاليف ويرتبط بكل المجالات والقطاعات. وفي هذا المقال نستعرض لكم من خلال موقع حروف مفهوم التخطيط وأهمية التخطيط وخطوات عملية التخطيط.
التخطيط أساس العملية الإدارية :
الهيكل التنظيمي وتقسيم العمل من أجل تحقيق أهداف المنظمة، كذلك تحريك الموظفين وحثهم على إنجاز الأنشطة من أجل تحقيق الأهداف، وكذلك التأكد من أن الأهداف تم انجازها حسب الخطة الموضوعة، جميع هذه الأنشطة تعتمد على الأهداف التي توضع من خلال عملية التخطيط، ومن هنا يتضح لنا أن وظيفة التخطيط أساس العملية الإدارية.
بدون وظيفة التخطيط ستعم الفوضى في المنظمة، وتتراكم الأعمال، وسيكون هناك خلط في الأولويات. غياب التخطيط ضياع للوقت والجهد وفقد للموارد المتاحة.
عدم وجود خطط ولا برامج عملية واضحة تجعل الكثيرين يفقدون المسار الصحيح إلى أهدافهم، فالتخطيط ليس خياراً إضافيّاً بل حاجة ضرورية. بناءاً على ذلك أصبح لزاماً على كل إدارة معينة لاستمرارية المؤسسة القائمة أن:
- أولاً ــ تعتمد التخطيط الإستراتيجي كقاعدة رئيسية في ممارستها ووظيفتها الإدارية.
- ثانياً ــ أن تتجاوز التفكير الآني والطارئ الموجه إلى معالجة القضايا والمشاكل الإدارية اليومية وتنظر أبعد من ذلك ـ بمعنى أن تفكر إستراتيجياً.
ما هو التخطيط ؟
التخطيط هو النشاط الذي ينقلك من الوضع الحالي إلى ما تطمح بالوصول إليه عن طريق تصميم الأعمال ووضع البرامج.
يعتبر التخطيط الوظيفة الأساسية والأولى التي يقوم بها المدير، وهي الوظيفة التي تحدد وبشكل مسبق ما يجب عمله، والتي تضع الأساس لعملية التنظيم، وتتألف هذه الوظيفة من تحديد الأهداف ووضع السياسات والإجراءات وأساليب تنفيذ أنشطة التنظيم.
وظيفة التخطيط تأتي قبل غيرها من الوظائف الإدارية الأخرى، وحتى بعد أن يضع المدير خططه الأولية وينتقل لممارسة الوظائف الأخرى فإنه يستمر في وظيفة التخطيط وذلك بمراجعة وتنقيح الخطة واختيار البديل الأفضل حسبما يستجد من ظروف جديدة، وبهذا فإن وظيفة التخطيط لا تنتهي بمجرد انتقال المدير للقيام بوظيفة إدارية أخرى.
مفهوم التخطيط :
يمكن التعرف علي مفهوم التخطيط من خلال جملة من الخصائص والصفات المميزة للتخطيط والمرتبطة به وهي كما يلي:
- التخطيط نشاط يتعلق بالمستقبل:
حيث أنه ينصب على استقراء المستقبل، وتوقع احداثه وتحديد ما يجب عمله، ومن خلال عملية التخطيط يتضح لنا الطريقة التي سيتم اتباعها لتحقيق ما نريد عمله.
- يتضمن إتخاذ القرارت:
يتضمن التخطيط إتخاذ القرارت حول ما يراد عمله وكيفية العمل ومتی وأين، عن طريق تقويم البدائل الممكنة واختيار البديل الأفضل. كذلك، القرارات المتعلقة بتخصيص الموارد اللازمة لتحقيق ما يراد تحقيقه.
- عملية ديناميكية مستمرة:
وخاصة في عالم اليوم الذى يتسم بتغيرات سريعة في شتى المجالات السياسية والاقتصادية والاجتماعية وتتضمن:
- وضع الخطة وتنفيذها.
- تقویم ما تم تحقيقه (إعادة النظر للخطة).
- ثم التغيير والتعديل (أهم خصائص التخطيط).
أهمية التخطيط :
تعتبر عملية التخطيط للمستقبل أمراً في غاية الضرورة وتزداد أهميته في الوقت الحاضر من خلال الرجوع إلى الأسباب التالية:
- التخطيط يحقق التكيف مع اللا تأكد الناشئ عن تعقيد البيئة الاجتماعية والاقتصادية والسياسية التي تعيش في ظله المنظمة.
- يعكس التقدم التكنولوجي السريع والاختراعات العلمية والتغيرات المستمرة في جوانبها أمراً مهماً لتعامل المنظمة الجدي مع بيئة عامة ديناميكية والاستفادة منها لصالح نجاحها وبقائها.
- ومن أهمية التخطيط أنه يسهم في التعامل المناسب مع التأثيرات المستقبلية المتوقعة للقرارات الحالية عبر وضع الأهداف وصياغة الاستراتيجيات اللازمة لإنجازها.
- أيضاً تبرز أهمية التخطيط في أنه يمنح التوجيه والإرشاد لكل العاملين نحو ما مطلوب منهم ادائه في المنظمة عبر ممارسة التنسيق في انشطتهم وفعالياتهم ومهامهم، وخلق التعاون مع بعضهم البعض وصولاً لتحقيق الأهداف الموضوعة بكفاءة وفاعلية.
- يقلل التخطيط من الهدر والتلف والضياع والاسراف في الموارد المتاحة للمنظمة في جميع المجالات (البشرية والمادية والمالية).
أهمية التخطيط في المنظمات الصحية:
يعتبر التخطيط من أكثر الوظائف أهمية في منظمات الأعمال، وتزداد أهمية التخطيط في القطاع الصحي لعدة أسباب منها :
- وضوح الرؤية و تحديد الأهداف:
من فوائد التخطيط الجيد أنه يضع أهدافاً معقولة للتنظيم، ويضع السبل لتحقيق هذه الأهداف وبذلك يزودنا التخطيط بوسائل التنسيق وتوجيه أنشطة المشاركين في التنظيم باتجاه أهداف مشتركة.
- إستخدام أمثل للموارد و الإمكانات:
للتخطيط أهمية كبيرة في إستخدام الموار المتاحة، إذ أنه يمكن المنظمة الصحية من استثمار ما يتاح لها من موارد في إطار من الكفاءة والفعالية وتوجيه كافة أنشطة التنظيم نحو غايات وأهداف ونتائج مرسومة سلفاً. هذا يجنب المنظمة المصاريف العشوائية وغير المدروسة في تنفيذ الأنشطة، فالتخطيط المسبق لما يجب عمله وكيف وبواسطة من وأين ومتى يمكن المنظمة من بلوغ أهدافها المرسومة بشكل كفؤ وفعال، وبهذا فإن التخطيط هو أداة فعالة بيد المدير لخفض تكلفة إنجاز الأنشطة.
- تسهيل عملية الرقابة:
تتضمن عملية الرقابة مقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المرغوبة والمحددة سلفاً من خلال وظيفة التخطيط،
فوظيفة التخطيط هي التي تزودنا بالمعلومات والبيانات اللازمة لوضع وتحديد المقاييس والمعايير التي تستخدم لمقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المرغوبة.
- تقليل عنصر المخاطرة:
خدمات الرعاية الصحية ووسائل تقديمها هي في تغيير مستمر، ولذلك يجب أن يكون هناك قدر من المرونة والقدرة على التطور والتأقلم مع ما يستجد من مفاهيم ووسائل جديدة، وهذا يتطلب من المدير الصحي النظر إلي المستقبل ومحاولة رؤية هذه المتغيرات للتخطيط لها من أجل تقليل المخاطر والمفاجآت. من هنا تبزر أهميةالتخطيط في النهوض بالمنظمات والشركات.
خطوات عملية التخطيط :
عملية التخطيط تتطلب توافر مجموعة من الخطوات للقيام بها، تشمل هذه الخطوات ما يلي:
- وضع الأهداف وتحديدها: وهي الغايات التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها والوصول إليها.
- وضع الفروض التخطيطية: يجب الاهتمام بالفروض التخطيطية التي تأخذ بعين الاعتبار العوامل والظروف البيئية الداخلية والخارجية.
- جمع البيانات والمعلومات اللازمة لعملية التخطيط: وهذه المعلومات تتعلق بطبيعة الخطة والظروف المحيطة بها.
- تحديد البدائل وتقييمها: يوجد عادة أمام الخطة أكثر من بديل ويجب على المخطط القيام بتحديد البدائل واختيار المناسب منها أو دمج بديلين للحصول على بديل مناسب.
- إختيار الخطة المقترحة :وهي من أخطر وأصعب الخطوات في عملية التخطيط لأن هذه الخطوة هي نهاية المطاف في عملية إعداد الخطة.
- إقرار الخطة والموافقة عليها: وهو الدعم الرسمي المطلوب لتنفيذ الخطة ويكون عن قرار رسمي من الادارة العليا أو الدوائر المختصة في المنظمة.
- تنفيذ الخطة ومت ابعتها: بعد اقرار الخطة والاعلان عنها تقوم الجهات ذات العلاقة بعملية التنفيذ كل حسب مسؤولياته وواجباته.
